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理常用文件。这一步的核心是利用好快捷方式、快速访问库、标签等功能，将常用的文件聚集在一个触手可及的位置，提高访问常用文件的速度。

macOS中的「标签」可以将同类型文件跨越文件夹地聚集起来。Windows中的「库」则可以把不同文件夹聚集在一起。最后达到的效果是一样的。

标签可以大致分为两类，一类是为文件本身定性的，比如「文档」「素材」。这些标签贴上之后很长时间内都不用修改，定性的标签可以丰富一点，对检索文件帮助很大。

另一类是临时性的，比如「正在处理」「待归档」「待完善」之类的，需要根据工作进度做增减。它一般用于快速进入工作，比如每当完成一项工作，就应该对标签进行更新。

最后，我希望你反复查看这几个小习惯。在养成习惯的初期，建议用便利贴把它们贴在桌上，每当不想整理文件的念头占据脑海，就用这张便利贴让自己清醒一下。

完成初步整理之后的文件具有了一定的组织性，你可以清楚地知道桌面文件、常用文件在哪里，不太可能发生找不到某文件的情况了。

文件管理不仅限于整理，你还需要提高文件使用效率，这就不得不提到「高效管理」文件了。

这一步可以利用一些简单高效的工具，比如快速搜索软件Everything可以快速找到电脑中的任意文件。Everything与慢性子的系统自带搜索不同，它利用了USN日志索引，能够通过关键词、正则表达式搜索到PC中的任意一个文件。比如我想找一份半年前的重要人事调动表格，直接用Everything搜索「人事调动」和「。xlsx」这种模糊的关键词，即可在茫茫文件中瞬间检索定位出想要的文件。

自动整理文件的软件DropIt，可以自定义规则和自动监控文件变化对文件进行整理。比如想把桌面上的文件按类型自动分类到不同的文件夹，在DropIt中创建一个自动分类的规则，下载完即可完成归类。如果不愿意每次都执行这个操作，还可以让DropIt自动监控文件变化，比如监控下载文件夹，自动把文档类的小文件复制到桌面，便于快速进入工作。自动把压缩包文件解压，打开下载目录就能看到压缩包内部的内容。

深度用户还可以选用TotalCommander等第三方文件管理器来快速管理文件，TotalCommander丰富的快捷键能让你仅靠键盘就完成文件相关的所有操作，如